PRÉAMBULE

L’Association des Familialistes de Québec est une association d’avocat(e)s et de stagiaires en droit dont la mission consiste principalement à :

  • donner de l’information et de la formation à ses membres;
  • représenter leurs intérêts auprès des différentes instances.
CHAPITRE I : DISPOSITIONS PRÉLIMINAIRES
ARTICLE 1

Le présent Règlement abroge tout règlement antérieur.

ARTICLE 2

Dans le présent Règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent :

  • Association signifie l’Association des Familialistes de Québec;
  • Conseil d’administration signifie le Conseil d’administration de l’Association;
  • Membre signifie un membre en règle de l’Association;
  • Règlements signifie les règlements de l’Association;
  • Résolution signifie une résolution adoptée à la majorité simple des voix des personnes présentes à une assemblée;
ARTICLE 3

Le genre masculin comprend les deux (2) sexes, à moins que le contexte n’indique le contraire.

ARTICLE 4

Le nombre singulier s’étend à plusieurs personnes ou à plusieurs choses de même espèce, chaque fois que le contexte se prête à cette extension.

ARTICLE 5

Dans la computation des délais, le jour qui marque le point de départ n’est pas compté, mais celui de l’échéance l’est.

CHAPITRE II : LE SIÈGE SOCIAL
ARTICLE 6

Le siège social de l’Association est situé au local du Barreau de Québec.

CHAPITRE III : LES MEMBRES
ADMISSION
ARTICLE 7

Le Conseil d’administration fixe les modalités pour l’adhésion d’un nouveau Membre.

MEMBRES EN RÈGLE
ARTICLE 8

Pour être Membre en règle de l’Association, il faut être un(e) avocat(e) membre en règle du Barreau du Québec ou un(e) stagiaire en droit et acquitter la cotisation annuelle ainsi que toute autre cotisation déterminée par le Conseil d’administration.

ARTICLE 9

Le Secrétaire envoie aux Membres un avis de renouvellement de son adhésion au moins 30 jours avant sa date d’échéance.

ARTICLE 10

Le renouvellement de l’adhésion du Membre maintient au Membre tous ses droits sauf pour le droit de vote à une assemblée générale où le Membre doit être en règle au moins 20 jours avant la tenue de l’assemblée.

MAINTIEN DE L’ADHÉSION
ARTICLE 11

Sous peine de perdre ses droits, le Membre doit renouveler son adhésion et payer sa cotisation avant son échéance.

DÉMISSION
ARTICLE 12

Un Membre peut en tout temps quitter l’Association en adressant un avis écrit à cet effet au Secrétaire.

EXPULSION
ARTICLE 13

Tout Membre peut être expulsé pour cause par le Conseil d’administration.
Une copie de la décision du Conseil d’administration décidant de l’expulsion d’un Membre est transmise à ce dernier par courrier recommandé.
Cette décision du Conseil d’administration est finale et sans appel.

AUCUN REMBOURSEMENT
ARTICLE 14

Toute cotisation versée par un Membre ne fera l’objet d’aucun remboursement.

CHAPITRE IV : LES ASSEMBLÉES
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
ARTICLE 15

L’assemblée générale annuelle comprend tous les Membres et doit être tenue au plus tard le 30 juin de chaque année et a lieu à l’endroit et à la date fixés par le Conseil d’administration.

CONVOCATION ET DATE DES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
ARTICLE 16

Le Conseil d’administration convoque par écrit les Assemblées générales, détermine la date, l’endroit et l’heure où elles se tiendront dans le district de Québec.

ARTICLE 17

Tous les Membres présents ont droit de vote et droit de parole à l’assemblée générale, sous réserve de l’article 10 du présent règlement.

ARTICLE 18

Le Secrétaire envoie à tous les Membres un avis de convocation au moins 30 jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle.

L’Avis de convocation doit contenir :

  • la date, l’heure et l’endroit où sera tenue l’assemblée générale annuelle;
  • l’ordre du jour préparé par le Conseil d’administration qui doit comprendre les sujets suivants :
  • lecture et adoption de l’ordre du jour;
  • lecture et adoption du procès-verbal de l’année précédente;
  • rapport des activités de l’année écoulée;
  • rapport financier et approbation;
  • orientations de travail pour l’année en cours;
  • élection des membres du conseil d’administration;
  • tous les documents requis pour l’assemblée générale annuelle si le Conseil d’administration l’exige;
  • tous les textes d’amendements aux Règlements (s’il y a lieu);
  • varia;
  • période de questions;
ARTICLE 19

Un Membre peut faire une demande pour ajouter des sujets à l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle.

POUVOIRS
ARTICLE 20

L’assemblée générale annuelle ratifie les Règlements ainsi que les amendements auxdits Règlements adoptés par le Conseil d’administration.

ARTICLE 21

L’assemblée générale annuelle remplace au Conseil d’administration les membres dont le mandat est terminé.

ARTICLE 22

L’assemblée générale annuelle entend toutes questions qui lui sont soumises, en discute et adopte les résolutions nécessaires.

PRÉSIDENT D’ASSEMBLÉE
ARTICLE 23

Le Conseil d’administration nomme le président d’assemblée et le secrétaire d’assemblée.

QUORUM DES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
ARTICLE 24

Le quorum d’une assemblée générale est constitué des Membres présents.

DÉFAUT D’AVIS
ARTICLE 25

Le défaut d’avis à un Membre n’invalide pas la tenue d’une assemblée générale qui, nonobstant ce défaut, est régulièrement tenue.

ARTICLE 26

La présence d’un Membre à une assemblée couvre le défaut d’avis à ce membre.

VOTATION
ARTICLE 27

Le vote à une assemblée générale se prend à mainlevée. Le scrutin secret peut être demandé par un Membre appuyé par la majorité des Membres présents.

AUTRES PROCÉDURES
ARTICLE 28

Le Conseil d’administration détermine toutes les procédures applicables au bon déroulement des Assemblées générales.

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE
ARTICLE 29

Une assemblée générale spéciale peut être convoquée par le Conseil d’administration pour débattre de toutes questions particulières qui peuvent lui être soumises.

Le Secrétaire est tenu de convoquer une assemblée générale spéciale sur réquisition signée d’au moins cinq (5) Membres, et cela dans les huit (8) jours suivant la réception d’une telle demande.

ARTICLE 30

Le Secrétaire envoie aux Membres un avis au moins 48 heures avant la date fixée. Dans un cas d’urgence, un délai de six heures est suffisant.

ARTICLE 31

Les dispositions énoncées aux articles 23 à 27 relatives à l’Assemblée annuelle des Membres s’appliquent également à l’Assemblée générale spéciale.

CHAPITRE V : LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
ÉLIGIBILITÉ
ARTICLE 32

Est éligible au Conseil d’administration tout Membre de l’Association et un Membre est rééligible.

CANDIDATURES
ARTICLE 33

Toute candidature à un poste au Conseil d’administration doit être remis au président du comité d’élection au moins 15 jours avant l’Assemblée générale. Le Conseil d’administration nomme le président de ce comité et s’il y a élection, lui adjoint deux (2) autres membres.

ARTICLE 34

Les mises en candidature doivent respecter les procédures et directives adoptées par le Conseil d’administration.

S’il y a égalité des voix lors du décompte des bulletins de vote, le comité d’élection procède par tirage au sort.

COMPOSITION
ARTICLE 35

Le Conseil d’administration se compose de 10 Membres en règle dont un avocat ou une avocate ayant moins de dix (10) ans de pratique.

Un cabinet d’avocats ne peut avoir plus d’un membre au sein du Conseil d’administration.

DURÉE DES FONCTIONS
ARTICLE 36

Les postes au Conseil d’administration ont une durée de deux ans à compter de l’élection.

VACANCES
ARTICLE 37

Tout poste vacant au sein du Conseil d’administration dont le terme restant est plus d’un an, peut être comblé par le Conseil d’administration jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle où il y aura élection à ce poste pour un terme d’un an.

ARTICLE 38

Tout poste vacant au sein du Conseil d’administration dont le terme restant est de moins d’un an, peut être comblé par le Conseil d’administration pour le reste du terme.

ABSENCE
ARTICLE 39

Trois absences non motivées d’un membre aux réunions du Conseil d’administration amène l’expulsion du membre, sauf s’il est maintenu dans ses fonctions par le Conseil d’administration.

LES RÉUNIONS
ARTICLE 40

Le Conseil d’administration siège à huis clos, sauf si le Conseil en décide autrement.

ARTICLE 41

Le président détermine la procédure à suivre pendant les séances du Conseil.

ARTICLE 42

Le président ou le vice-président doit être présent à toutes les séances du Conseil d’administration.

ARTICLE 43

Le Conseil d’administration doit se réunir au moins six (6) fois par année. Il doit aussi se réunir à la demande du président ou de trois (3) de ses membres.

ARTICLE 44

Les réunions du Conseil d’administration sont convoquées par écrit.

ARTICLE 45

Le délai de convocation est d’au moins 24 heures et en cas d’urgence, il peut être de deux heures et la réunion peut se faire par conférence téléphonique.

QUORUM
ARTICLE 46

Le quorum aux séances du Conseil d’administration est formé d’un minimum de cinq (5) administrateurs présents, un administrateur peut être présent par téléphone.

POUVOIRS
ARTICLE 47

Le Conseil d’administration adopte les Règlements relatifs à la bonne gestion et au bon fonctionnement de l’Association.

Les Règlements adoptés par le Conseil d’administration peuvent être mis en vigueur dès leur adoption.

Les Règlements ainsi adoptés mais non ratifiés par l’assemblée générale seront alors abolis, mais les actes posés en vertu desdits règlements avant leur rejet seront maintenus à moins d’une Résolution à l’effet contraire de l’Assemblée générale.

ARTICLE 48

Le Conseil d’administration administre et gère les affaires de l’Association.

ARTICLE 49

Le Conseil d’administration forme, si nécessaire, des comités et peut donner des mandats spécifiques à une ou des personnes désignées qui doivent lui faire rapport.

Le Conseil d’administration détermine le mandat et le mode de fonctionnement des comités qu’il forme.

ARTICLE 50

Le Conseil d’administration prend toute mesure qu’il juge utile à la bonne marche des affaires de l’Association pourvu qu’elle soit compatible avec le présent règlement.

ARTICLE 51

Le Conseil d’administration nomme parmi les Administrateurs élus par l’assemblée générale les officiers suivants, et ce, à sa première assemblée après l’assemblée générale :

  • le président;
  • le vice-président;
  • le Secrétaire;
  • le trésorier.
ARTICLE 52

Le Conseil d’administration a les pouvoirs suivants :

  • il nomme les personnes nécessaires pour les opérations de l’Association;
  • il nomme des représentants du Conseil pour la signature de tous les chèques avec le trésorier. Le deuxième signataire des chèques sera le président, sauf s’il est incapable d’agir;
  • il nomme le président et/ou le Secrétaire pour signer tous les documents officiels de l’Association, ou à défaut désigne une autre personne;
  • il recommande à l’assemblée générale une personne pour agir comme expert-comptable de l’Association;
  • il examine et délibère sur tous les rapports émis par les Comités de l’Association et sur toutes les questions qui lui sont soumises par les Membres;
  • il fixe l’exercice financier de l’Association. En date de l’approbation du présent règlement, l’exercice financier de l’Association se termine le 31 mars de chaque année.
ARTICLE 53

Le Conseil d’administration a tous les pouvoirs qui lui sont attribués par les Règlements.

CONDITIONS D’EXERCICE
ARTICLE 54

Les membres du Conseil d’administration exercent leur fonction sans rémunération.
Les dépenses préalablement autorisées par le Conseil d’administration sont remboursées sur production des pièces justificatives.

Le Conseil peut attribuer un budget pour une dépense déterminée et nécessaire pour l’Association.

CONFLIT D’INTÉRÊTS
ARTICLE 55

Tout membre du Conseil d’administration doit dévoiler tout conflit d’intérêts qu’il a concernant une question discutée au Conseil d’administration et s’abstenir de voter sur cette question.

CONFIDENTIALITÉ
ARTICLE 56

Certaines questions débattues au Conseil d’administration peuvent être déclarées confidentielles par le Conseil d’administration et seul le président ou la personne désignée par le Conseil d’administration sera autorisée à en discuter publiquement, si nécessaire.

LES OFFICIERS
ARTICLE 57

Le président :

  1. préside les séances du Conseil d’administration, des Assemblées générales;
  2. exerce un vote prépondérant en cas d’égalité des votes lors d’une séance du Conseil d’administration;
  3. coordonne les activités de l’Association;
  4. est membre ex-officio de tous les comités du Conseil d’administration ou de l’assemblée générale et peut assister aux séances de travail de ces comités;
  5. représente l’Association dans ses actes officiels;
  6. signe les documents officiels de l’Association conjointement avec le Secrétaire ou le trésorier, selon le cas;
  7. exerce toute autre fonction à la demande du Conseil d’administration;
  8. prépare un rapport annuel et le soumet à l’assemblée générale.
ARTICLE 58

Le vice-président :

  1. remplace le président lorsque ce dernier ne peut agir;
  2. 2. exerce les fonctions qui lui sont attribuées par le Conseil d’administration.
ARTICLE 59

Le Secrétaire :

  1. est dépositaire de la documentation de l’Association;
  2. rédige les procès-verbaux de toutes les Assemblées et du Conseil d’administration;
  3. convoque les Membres aux différentes Assemblées et leur envoie l’ordre du jour;
  4. reçoit, envoie et rend compte de toute la correspondance de l’Association;
  5. délivre et donne accès à la documentation de l’Association sur autorisation du Conseil d’administration;
  6. exécute tout mandat qui peut lui être confié par le Conseil d’administration.
  7. Sur approbation du Conseil d’administration, le Secrétaire peut déléguer tout ou partie de ses fonctions à un membre du Conseil d’administration.
ARTICLE 60

Le trésorier:

  1. est responsable de la trésorerie de l’Association;
  2. tient le registre des Membres;
  3. perçoit tous les revenus de l’Association et il en paie toutes les dépenses;
  4. gère et administre les fonds de l’Association selon les directives du Conseil d’administration;
  5. prépare les budgets de l’Association et tient tous les livres comptables de l’Association;
  6. fait préparer les états financiers annuels de l’Association;
  7. rend compte de son administration au Conseil d’administration et à l’assemblée générale annuelle;
  8. exécute tout mandat qui lui est confié par le Conseil d’administration.
LES CONTRATS
ARTICLE 61

Les contrats et autres documents requérant la signature de l’Association sont au préalable approuvés par le Conseil d’administration et sur telle approbation, sont signés par le président ou tout autre membre désigné par le Conseil d’administration.

CHAPITRE VI : AMENDEMENT AUX RÈGLEMENTS
ARTICLE 62

Un amendement aux règlements peut être proposé par le Conseil d’administration ou par un Membre.

ARTICLE 63

Pour être accepté par le Conseil d’administration et proposé à l’assemblée générale annuelle, le texte de tout amendement aux règlements proposé par un Membre doit être appuyé par au moins cinq Membres et doit être remis au Secrétaire au moins 15 jours avant l’assemblée générale annuelle.

ARTICLE 64

Le Conseil d’administration étudie toute demande d’amendement et décide de sa recevabilité; dans un tel cas, la demande d’amendement doit être ajoutée à l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle.

MISE EN VIGUEUR
ARTICLE 65

Les statuts entrent en vigueur le jour de leur adoption par l’assemblée générale annuelle.